Social Media: raj dla sprzedawcy czy pole minowe? Jak działać zgodnie z prawem?

Social media to nasza codzienność. Instagram, Facebook, TikTok – scrollujemy, lajkujemy, komentujemy. Ale dla wielu z nas, to coś więcej niż tylko rozrywka. To miejsce, gdzie możemy prowadzić swój biznes, promować produkty i usługi, docierać do milionów potencjalnych klientów. Ale uwaga! Ten wirtualny raj może szybko zamienić się w prawne pole minowe. Jak zatem działać zgodnie z prawem i nie stracić ani głowy, ani portfela?

Instagramowe Eldorado
Wyobraź sobie sklep, do którego każdego dnia zagląda ponad miliard osób. Kusząca wizja, prawda? Instagram to nie tylko platforma do dzielenia się zdjęciami, ale także potężne narzędzie marketingowe. Specjaliści od social media przekonują nas, że wystarczy chwytliwy nagłówek, odpowiednia muzyka i odrobina szczęścia, by nasz post stał się viralem, docierając do setek tysięcy, a nawet milionów osób.
Ale tu zaczynają się schody. Instagram w polskiej wersji nie umożliwia bezpośredniej sprzedaży. To nie jest klasyczny marketplace. Możemy jednak kreatywnie prezentować nasze produkty, budować relacje z potencjalnymi klientami i angażować ich w interakcje. To idealne miejsce do budowania marki, ale musimy pamiętać, że każda aktywność komercyjna wiąże się z koniecznością przestrzegania pewnych zasad.

Muzyka – radość i ryzyko
Muzyka dodaje życia naszym postom, ale korzystanie z niej to już nieco bardziej skomplikowana sprawa. Każdy utwór muzyczny jest chroniony prawem autorskim, co oznacza, że nie możemy go używać ot tak sobie. Platformy społecznościowe oferują biblioteki muzyczne, z których można korzystać legalnie, ale zasady te różnią się w zależności od rodzaju konta oraz celu użycia muzyki. 
Na Instagramie użytkownicy prywatni mogą dodawać muzykę do swoich relacji i postów, korzystając z funkcji „Muzyka”. W przypadku kont komercyjnych zasady są bardziej restrykcyjne. Brak odpowiednich licencji może prowadzić do usunięcia treści lub nawet blokady konta. Czy warto ryzykować?

Facebook i TikTok – podobne zasady
Facebook również posiada bibliotekę muzyczną, ale użytkownicy komercyjni muszą być ostrożni. Narzędzie Rights Manager pomaga zarządzać prawami autorskimi i wykrywać nieautoryzowane użycie utworów. Naruszenie praw autorskich może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
TikTok, z krótkimi filmikami z podkładem muzycznym, również nie jest wyjątkiem. Własna biblioteka muzyczna, umowy z wytwórniami – to wszystko pozwala na szerokie korzystanie z muzyki, ale tylko w ramach określonych licencji. Przykłady? Niedawna akcja usuwania muzyki jednej z wytwórni z filmów użytkowników pokazuje, jak poważnie TikTok podchodzi do przestrzegania praw autorskich.

Konsekwencje nieprzestrzegania praw autorskich
Nieprzestrzeganie praw autorskich to prosta droga do kłopotów. Usunięcie treści, blokada konta, a nawet proces sądowy – to realne zagrożenia. Dlatego warto korzystać z muzyki oferowanej przez biblioteki platform społecznościowych lub zakupić odpowiednie licencje. Istnieją również serwisy oferujące muzykę na licencjach royalty-free, które można legalnie wykorzystać w swoich materiałach.

Automatyzacja – wygoda i wytyczne
Automatyzacja procesów biznesowych, zwłaszcza w kontekście sprzedaży i komunikacji z klientami, staje się coraz bardziej popularna. Narzędzia takie jak np. Manychat mogą znacząco usprawnić te działania. Jednak aby automatyzacja była zgodna z prawem, musimy spełnić szereg wymogów prawnych.
Ochrona danych osobowych to podstawa. Musimy uzyskać wyraźną zgodę na przetwarzanie danych zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Ważne jest również spełnienie obowiązku informacyjnego – jakie dane są zbierane, w jakim celu, kto będzie administratorem. Transparentność jest kluczem do sukcesu.

Zgoda na automatyzację
Zgoda na automatyzację musi być uzyskana przed jej użyciem wobec klienta. Jeśli zachęcamy naszych obserwatorów, aby wpisali w komentarzu określone słowo, aby otrzymać wiadomość z linkiem do produktu, musimy najpierw zadbać o to, aby wyrazili zgodę na automatyzację. Nie możemy tego robić za pomocą automatyzacji. To wymaga od nas bycia transparentnymi i odpowiedzialnymi wobec naszych klientów.

Udostępnianie regulaminu
Zgodnie z przepisami, regulamin powinien być udostępniony najpóźniej w momencie zawarcia umowy. Przedstawienie regulaminu musi nastąpić jeszcze przed dokonaniem zakupu. Po zakupie musisz udostępnić regulamin konsumentowi na trwałym nośniku, najlepiej w formie pliku PDF. Trudno uznać, że forma linku to trwały nośnik – najlepiej załączyć regulamin w formie pliku PDF lub wysłać jego zdjęcia.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Za wysyłanie niezamówionej informacji handlowej grozi kara grzywny od 20 do 5000 zł. Kara za stosowanie marketingu bez zgody wynosi do 3% rocznego obrotu przedsiębiorcy. Naruszenie zbiorowych interesów konsumentów jest zagrożone karą w wysokości 10% obrotu osiągniętego w roku poprzednim. Kary mogą być nałożone łącznie. To pokazuje, jak ważne jest przestrzeganie przepisów i dbanie o zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Dokumentacja wewnętrzna zgodna z RODO
Polityka prywatności powinna być łatwo dostępna i jasno wyjaśniać zasady przetwarzania danych osobowych, wskazując:
•    Jak działa automatyzacja i do jakich celów wykorzystujesz to narzędzie.
•    Zakres danych przetwarzany przez np. Manychat jako administratora i podmiotu przetwarzającego.
•    Cel, podstawę prawną oraz okres przetwarzania danych na podstawie RODO.
•    Dane podmiotu zapewniającego automatyzację oraz podmiotów, którym przekazuje dane.
•    Informację w przypadku, że dane są przekazywane poza strefę EOG do USA oraz opis, jak np. Manychat zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych z RODO.
•    Jak osoba, której dane dotyczą, może zrezygnować z przetwarzania jej danych przez np. Manychat.

Korzyści z automatyzacji zgodnej z prawem
Automatyzacja procesów biznesowych może przynieść wiele korzyści, ale ważne jest, aby robić to w sposób zgodny z prawem. Dbając o zgodność z RODO, odpowiednie zgody marketingowe oraz prawidłową konfigurację narzędzi takich jak Manychat, możemy bezpiecznie i efektywnie usprawnić naszą komunikację i sprzedaż.

Poważne konsekwencje zaniedbań
Zaniedbanie obowiązków i naruszenie prawa może mieć poważne konsekwencje. W przypadku naruszenia przepisów ochrony danych osobowych, administrator może zostać obciążony karami w wysokości 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy. W przypadku naruszenia podstawowych zasad przetwarzania danych kara może wynosić nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu. To pokazuje, jak ważne jest dbanie o zgodność z obowiązującymi przepisami i zapewnienie, że nasze działania są zgodne z prawem.

Podsumowanie
Działanie w social mediach może przynieść ogromne korzyści, ale wiąże się również z koniecznością przestrzegania wielu przepisów prawnych. Kluczowe jest dbanie o zgodność z prawem, zarówno w zakresie korzystania z muzyki, jak i automatyzacji procesów biznesowych. Przestrzeganie zasad określonych przez platformy społecznościowe oraz odpowiednia dokumentacja wewnętrzna pozwolą na bezpieczne i skuteczne prowadzenie działalności w mediach społecznościowych. Dzięki temu możemy skupić się na rozwijaniu naszego biznesu i budowaniu relacji z klientami, nie martwiąc się o ewentualne konsekwencje prawne.

Warto pamiętać, że zgodność z przepisami prawnymi nie tylko chroni nas przed sankcjami, ale także buduje zaufanie naszych klientów. Przejrzystość i odpowiedzialność w działaniu są kluczowe w budowaniu długotrwałych relacji z klientami oraz budowaniu pozytywnego wizerunku naszej marki. Dlatego warto inwestować czas i zasoby w zrozumienie i przestrzeganie obowiązujących przepisów, aby nasze działania w social mediach były nie tylko efektywne, ale także zgodne z prawem.

W obecnych czasach, gdy social media odgrywają tak ważną rolę w biznesie, przestrzeganie przepisów prawnych jest nie tylko obowiązkiem, ale także kluczem do sukcesu. Dbanie o zgodność z prawem pozwala na spokojne i efektywne prowadzenie działalności, minimalizując ryzyko prawne i finansowe. Dlatego warto poświęcić czas na edukację w zakresie obowiązujących przepisów oraz regularne aktualizowanie naszej wiedzy, aby nasze działania były zawsze zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
Dzięki tym wskazówkom będziesz mógł korzystać z social mediów w sposób zgodny z prawem, ciesząc się wszystkimi korzyściami, jakie niosą ze sobą te platformy, bez obawy o naruszenie przepisów i ewentualne konsekwencje prawne. Wykorzystaj potencjał social mediów do maksimum, pamiętając o odpowiedzialności i przejrzystości w swoich działaniach.

Praktyczne porady
Na koniec kilka praktycznych porad, jak skutecznie i zgodnie z prawem działać w social mediach:
1.    Sprawdź, jakie prawa autorskie dotyczą używanej muzyki – korzystaj z bibliotek muzycznych dostępnych na platformach lub kup odpowiednie licencje.
2.    Poinformuj swoich klientów o zasadach przetwarzania danych – dodaj zapisy w polityce prywatności i upewnij się, że są one łatwo dostępne.
3.    Uzyskaj wyraźne zgody na przetwarzanie danych – przed wykorzystaniem automatyzacji zawsze uzyskaj zgodę od użytkowników.
4.    Udostępnij regulamin w odpowiedniej formie – najlepiej w formie pliku PDF, zanim klient dokona zakupu.
5.    Regularnie aktualizuj swoją wiedzę na temat przepisów prawnych – przepisy mogą się zmieniać, dlatego warto być na bieżąco.

Pamiętaj, że działając zgodnie z prawem, nie tylko chronisz siebie i swoją firmę, ale także budujesz zaufanie i lojalność swoich klientów. To inwestycja, która z pewnością się opłaci.

.............................................

Marta Handzlik-Rosuł – doświadczona prawniczka specjalizująca się w prawie pracy. Jako pasjonatka tej dziedziny prawa angażuje się na Instagramie w  edukowanie zarówno pracowników, jak i  pracodawców, pomagając im zrozumieć zawiłości przepisów oraz ich praw i obowiązków. Oprócz tego specjalizuje się w legalnym marketingu, ucząc, jak zgodnie z prawem prowadzić działania promocyjne w  mediach społecznościowych.

Jej wskazówki pomagają przedsiębiorcom uniknąć błędów prawnych, które mogą prowadzić do niepotrzebnych komplikacji i kosztów. Dzięki jej poradom firmy mogą prowadzić swoje działania marketingowe w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi regulacjami.