Sekrety udanej transmisji na żywo
Praktyczny poradnik z case study

Klient Luminaris – OmeaLife – jest fundacją, której misją jest zapewnienie wsparcia edukacyjnego dla chorych na raka piersi, by świadomie podejmowali decyzje o swoim leczeniu. Organizuje eksperckie live’y, konferencje dla pacjentek i pacjentów, wspiera w procesie leczenia i promuje zdrowy tryb życia. Najnowszym projektem Fundacji jest OmeaReh – wortal przeznaczony dla osób, które usłyszały diagnozę raka piersi i potrzebują, obok leczenia, wsparcia w powrocie do pełni sił. Osoby zmagające się z różnym typem raka piersi zmagają się z różnymi problemami fizycznymi – stąd pomysł ekipy OmeaLife, by stworzyć dla nich algorytm, który wybierze odpowiednie serie ćwiczeń, a następnie przeprowadzi przez kolejne etapy ćwiczeń.

Problem
Wyzwaniem, przed którym stanęliśmy wspólnie z Fundacją, było zorganizowanie informacji prasowej tak, by dotarła zarówno do dziennikarzy, jak i grupy docelowej projektu. Z jednej strony spotkanie miało przypominać konferencję prasową, z drugiej być przystępnym komunikatem dla pacjentek i pacjentów. 

Informacjami o projekcie mieli podzielić się: pomysłodawczynie i koordynatorki projektu, lekarze współpracujący, fizjoterapeuci projektujący zestawy ćwiczeń oraz pacjentki, które wzięły udział w nagraniach i prezentowały ćwiczenia. Informacji do przekazania było sporo, równie dużo było gości dyskusji.

Jednocześnie klient chciał dotrzeć do jak najszerszej grupy docelowej, by projekt był szeroko promowany również za pośrednictwem marketingu szeptanego – szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że jest to darmowe narzędzie dla osób zmagających się z fizycznymi dolegliwościami pozabiegowymi i skorzystanie z niego w znacznym stopniu ułatwi im codzienne funkcjonowanie.

Planowanie
Zespół produkcyjny stanowili: Ewelina Patała – wiceprezeska Fundacji OmeaLife i dziennikarka, a z ramienia Luminaris Patrycja Dendor – producentka kreatywna. Przed transmisją odbyłyśmy dwa spotkania organizacyjne, podczas których ustaliłyśmy brzegowe warunki wydarzenia. Kluczowe dla klienta było, aby zaplecze konferencji stanowiła siedziba Fundacji, w której dziennikarze i osoby występujące w transmisji mogły swobodnie porozmawiać, nagrać wywiady i zrobić pamiątkowe zdjęcia. Wybór daty wydarzenia zbiegał się z finiszem projektu. Godzina, na którą zdecydowaliśmy się zaplanować wydarzenie, miała pozwolić dziennikarzom i innym interesariuszom obejrzeć fragmenty transmisji również w pracy.
Podjęliśmy wspólnie decyzję o równoległej transmisji na FB, IG i YT, co stanowiło nie lada wyzwanie. Instagram od niedawna na wybranych kontach umożliwia transmisje na żywo z poziomu komputera, a nie jedynie telefonu, co otwiera możliwość profesjonalnej transmisji na platformę zarezerwowaną do tej pory wyłącznie dla mobile.
Dodatkowy „boost” transmisji dało crosspostowanie jej na kanałach osób występujących w transmisji – to było niezwykle ważne z punktu widzenia dotarcia do jak największej grupy odbiorców. Warto rozróżnić udostępnianie materiałów z innych kont od crosspostowania – ta druga opcja kumuluje wyniki i pozwala na osiągnięcie lepszych rezultatów w kontekście zasięgu. Wymaga to jednak zaangażowania podmiotów, z którymi chcemy wykonać crossposting.

Ponieważ osób, z którymi rozmawiała podczas live Ewelina Patała, było dwanaście, podzieliliśmy rozmowę na trzy odrębne panele. Dzięki temu w przerwach mieliśmy po kilka minut oddechu produkcyjnego i czas na zmianę osób w kadrze. Aby osoby oglądające wiedziały, co dzieje się w tym czasie „na scenie”, pozostawiliśmy w transmisji widok z kadru, ale za każdym razem wyłączaliśmy mikrofony.
Zaplanowaliśmy również dodatkowe nagrania setek, aby w pełni wykorzystać dzień zdjęciowy i zapewnić Klientowi duży zapas contentu do dalszej komunikacji projektu.

Przygotowania techniczne
Zdecydowaliśmy się na transmisję z trzech kamer, które w dość ciasnej przestrzeni pozwoliły na zarówno ogólny kadr, jak i zbliżenia osób mówiących w danym momencie. Tu warto zwrócić uwagę na odpowiedni wybór obiektywów, które pozwolą na osiągnięcie właściwego kadru, bo nie każda przestrzeń pozwala dowolnie ustawić kamery. Podczas przygotowań ustawiliśmy scenę i sprawdziliśmy wszystkie ujęcia, potwierdzając, że spełniają wymagania klienta. Skorzystaliśmy, jak zwykle, z kamer Sony z szerokim wachlarzem obiektywów. Doświetliliśmy scenę dodatkowymi lampami, aby każda z osób wypowiadających się w transmisji prezentowała się jak najlepiej.

Oprogramowanie, które pozwoliło nam na równoległą transmisję, to Livestream Studio. To płatne narzędzie z platformy Vimeo, którego używaliśmy już wielokrotnie przy transmisjach z dużych wydarzeń, np. podczas targów TRAKO.

Najważniejsze – TESTY! Na kilka dni przed wydarzeniem ekipa techniczna Luminaris skontaktowała się z osobami i instytucjami, na profilach których miał odbyć się crossposting. Tu bardzo ważna uwaga – z odpowiednim wyprzedzeniem organizatorka transmisji Ewelina Patała, wysłała wszystkim zainteresowanym stronom przejrzyste, czytelne informacje z podziałem odpowiedzialności i oczekiwań wobec każdej zaangażowanej osoby. Dzięki temu wszyscy pracowali na uporządkowanym planie i mogli kontaktować się między sobą bezpośrednio. Co miało wpływ na skuteczność właściwej transmisji – o tym za chwilę.
Aby zapewnić płynną transmisję docelową, zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie dwóch transmisji próbnych. Co ważne, wykonaliśmy je na docelowych kanałach i właśnie to pozwoliło nam uniknąć błędów w trakcie właściwego wydarzenia, bo mogliśmy wyłapać drobne poprawki – np. dublujący się dźwięk, który pojawiał się tylko na Instagramie.

W pierwszym teście transmitowaliśmy spot zapowiadający transmisję – tu mogliśmy zweryfikować crosspostowanie między wieloma kontami i platformami. Na dzień przed wydarzeniem zrobiliśmy już krótki test pozwalający na weryfikację kadrów i dźwięku z docelowego ustawienia. Na ten dzień zaplanowaliśmy także ustawienie mebli, tła, usunięcie z niego zbędnych elementów, doświetlenie danych fragmentów kadru i takie rozplanowanie przestrzeni, aby zapewnić komfort zarówno prelegentom, jak i ekipie technicznej. Już wcześniej w siedzibie Fundacji OmeaLife wydzielono strefę do nagrań dodatkowych materiałów, do networkingu i śniadania.

W zespole technicznym przewidzieliśmy: producentkę, dwóch operatorów kamer, fotografa i realizatora transmisji, który dbał o to, jaki kadr jest wyświetlany w oknie wydarzenia, dodawał podpisy osób występujących, przełączał widoki kamer, odpowiadał za wyświetlanie spotu promującego projekt i zarządzał planem, informując zespół prelegentów o tym, czy jesteśmy na żywo.

Promocja
Ciężar promocji wydarzenia spoczął na kliencie. Ewelina Patała rozesłała wiadomości do grupy dziennikarzy i pozostałych interesariuszy projektu. Dzięki temu wszyscy zainteresowani mogli dołączyć do tego spotkania i dowiedzieć się, jak funkcjonuje i jak powstawał wortal dla pacjentek i pacjentów. Do promocji wydarzenia niezaprzeczalnie przyczyniły się również crosspostowanie przez pozostałe profile oraz fakt, że sygnał był wysyłany na kilka platform jednocześnie.
Jedną z form komunikacji była też próbna transmisja, w której pokazaliśmy spot zapowiadający wydarzenie. Tu ważne, aby odpowiednio wybrać czas takiej emisji i w niezbyt długim odstępie czasu poinformować o planowanym evencie. Wybierz taką porę, kiedy twoi odbiorcy są najbardziej aktywni (warto zajrzeć do statystyk danej platformy i zweryfikować aktualny stan).

Realizacja
W dniu konferencji wykonaliśmy kolejne testy, sprawdziliśmy scenografię i zrobiliśmy krótki brief dla osób występujących przed kamerą. Monitorowaliśmy w poszczególnych kanałach jakość dźwięku i obrazu, żeby w razie potrzeby natychmiast zlikwidować potencjalne trudności.
Doskonale przygotowana prowadząca monitorowała z kolei pytania i komentarze, żeby móc na bieżąco odpowiadać na nie i wyjaśniać wątpliwości. Jeśli prowadzący nie ma aż tak podzielnej uwagi, zawsze rekomendujemy by inna osoba merytorycznie związana z projektem sprawdzała wiadomości na czatach i w komentarzach i tylko wybrane, najciekawsze pozycje przekazywała osobie prowadzącej. Najwygodniejszy do tego jest dodatkowy tablet, na który wklejamy w dowolnej aplikacji treść najciekawszych pytań.
Podczas realizacji zapewniliśmy zapis kopii zapasowej na wypadek awaryjności zewnętrznych platform. W razie, gdyby pojawiły się problemy na dowolnym medium, mieliśmy kopię bezpieczeństwa, którą można było opublikować niebawem po konferencji.
Po zakończeniu live nagraliśmy dodatkowe materiały, które nadal promują projekt i są elementem dopełniającym komunikację. Dzięki temu wzmacniamy przekaz konferencji i podtrzymujemy zainteresowanie grupy docelowej. Rozważ nagranie dodatkowych materiałów za każdym razem, kiedy planujesz dzień zdjęciowy.
Podsumowanie

Co było czynnikiem sukcesu tej transmisji? Ścisła współpraca produkcyjna z klientem to konieczność. Dzięki stałej wymianie myśli, dopracowaliśmy wydarzenie do perfekcji. Jasne, a przede wszystkim spisane, oczekiwania ze strony Klienta pomogły nam zapewnić techniczne warunki do realizacji celu.
Praca na checklistach pomaga nam uniknąć błędów – zarówno ściśle technicznych, jak i tych organizacyjnych. Wykonane testy pozwoliły uniknąć dublowania się dźwięku. Pamiętaj, aby testy wykonać na docelowych kontach, nie innych – próbnych, stworzonych tylko do próby. Różne profile mają dostęp do różnych funkcji w danej platformie. To, co przetestujesz na profilu prywatnym, niekoniecznie zadziała na fanpage’u. Jeśli jesteś realizatorem transmisji, zadaj klientowi jak najwięcej pytań – również te, na które odpowiedzi wydają się być oczywiste. To działa również w drugą stronę – zakładaj, że obie strony mają wspólny cel, ale różną bazę wiedzy. Tłumacz, opisuj i opowiadaj o przykładach ze swojego doświadczenia, aby obie strony wiedziały, do czego dążą.

fot. Luminaris

Patrycja Dendor - Head of Production w Luminaris

Realizator transmisji koordynuje sygnał wyjściowy

Zespół OmeaReh

Transmisja z inauguracji wortalu OmeaReh

Wielokanałowy live OmeaReh