We współczesnej firmie prezes to sprawny organizator. Owszem, siedzi za biurkiem, czasem nawet mahoniowym, ale równie często można go spotkać poza biurem. Załatwianie interesów związanych z prowadzeniem firmy poza jej siedzibą jest chlebem powszednim. Spotkanie z klientem na mieście, wizyta w urzędzie, podpisywanie umowy w siedzibie kontrahenta. Prezesi spędzają mnóstwo czasu w rozjazdach. Nierzadko pojawia się konieczność podróży do innego miasta (oddalonego o kilkadziesiąt czy kilkaset kilometrów) czy państwa. Wyjazd na dłużej jest zazwyczaj finansowym obciążeniem: koszty paliwa, biletów lotniczych, hoteli, wyżywienia. Biznesmeni nie zawsze wiedzą, które z tych wydatków mogą stanowić koszty podatkowe firmy.

Przepisy bywają zagmatwane. Warto więc znać warunki, jakie należy spełnić, aby dany wydatek był kosztem uzyskania przychodów w firmie. Na początek skupmy się na kosztach transportu i zakwaterowania.

Dla analizy ważny jest charakter pełnionych przez zarząd funkcji (rozszerzmy zagadnienie na wszystkich członków zarządu, gdyż ich zadania często mają podobny wymiar). Zarząd, wiadomo, powoływany jest do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania. Powołanie odbywa się w drodze uchwały wspólników. W praktyce gospodarczej obowiązki członka zarządu są pełnione w różnych konfiguracjach – na podstawie samej uchwały zarządu bądź też na drodze łączenia aktu powołania z umową o pracę lub umową cywilnoprawną. Zazwyczaj prezes (czy inny członek zarządu) otrzymuje za pracę na rzecz spółki pewne wynagrodzenie. Czy więc prezes może otrzymać również zwrot za wydatki poniesione w związku z podróżą służbową?

Zarabianie przez wydawanie

Jakie wydatki mogą stanowić koszt spółki? By odpowiedzieć na to pytanie, trzeba odnieść się do zapisów prawa. Zgodnie z art. 15, ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Zatem koszty związane z odbytą podróżą służbową będą kosztami firmy, o ile będą miały związek z działalnością firmy. Związek z działalnością firmy oraz dające potencjał powstania przychodów w przyszłości mają na przykład:

1. Negocjowanie warunków kontraktu w siedzibie kontrahenta
2. Wyjazd na targi branżowe za granicę
3. Szkolenie prezesa w innym mieście (szkolenie podwyższające kwalifikacje bądź umiejętności prezesa potrzebne do zarządzania przedsiębiorstwem)
4. Rozmowy handlowe w innym mieście (które mogą przyczynić się do pozyskania nowych klientów)
Po ustaleniu, że prezes lub prezeska (albo ktoś z zarządu) wyjeżdża w delegację spełniającą znamiona wymienione w ustawie, nadszedł czas na zaplanowanie kosztów.

Jakie koszty pojawiają się podczas podróży służbowych? Jak je udokumentować?

Luksusy i… kłopoty

Jeśli służbowy wyjazd trwa ponad dobę, oznacza konieczność zorganizowania noclegu w miejscu pobytu. Najczęściej nocuje się w hotelach, gdzie nie ma problemu z uzyskaniem faktury bądź rachunku. Podana
na nim kwota ma znaczenie. Należy bowiem pamiętać, że w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), wyraźnie został określony górny limit zwrotu kosztów noclegu w podróży krajowej. Wynosi on dwudziestokrotność stawki diety – czyli 600 złotych za dobę. Natomiast limity noclegów dla podróży zagranicznych znajdują się w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo: w Wielkiej Brytanii wynosi on 200 GBP za dobę, a w Tunezji – 100 EUR
za dobę. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest przekroczenie limitu – powodem może być np. brak noclegów w cenie mieszczącej się w limicie.

Przykład 1.

Prezes firmy XYZ poleciał do Londynu, aby negocjować warunki kontraktu z kluczowym klientem. Podczas pobytu przez dwie doby nocował w hotelu, który zlokalizowany był najbliżej siedziby klienta. Hotel wystawił fakturę na łączną kwotę 600 GBP. Nastąpiło więc przekroczenie ustawowego limitu. Jednakże prezes sformułował pisemne oświadczenie, że nocleg w innym hotelu wiązałby się z koniecznością dojazdu do siedziby klienta, co wiązałoby się z kolei z dodatkowymi kosztami i stratą czasu. W związku z tym uzasadnione jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu całej kwoty z faktury – 600 GBP.
Jeśli z jakiś przyczyn nie będziemy posiadać faktury bądź innego dokumentu potwierdzającego, koszty noclegu rozlicza się w oparciu o ryczałt noclegowy. W podróżach krajowych wynosi on 150% kwoty diety, czyli 45 zł za dobę. Przy podróżach zagranicznych ryczałt wynosi 25% wcześniej wspomnianego dobowego limitu hotelowego.

Przykład 2.

Członek zarządu w firmie XYZ pojechał na trzydniowe targi do Warszawy. W trakcie pobytu nocował w mieszkaniu krewnych. Oczywiście nie otrzymał żadnego rachunku za nocleg – jednakże przysługiwać mu będzie zwrot w postaci ryczałtu. Ponieważ w Warszawie spędził trzy noce, kwota do zwrotu wyniesie 135 zł (45 zł × trzy doby). Ryczałt ten będzie w całości stanowił również koszty uzyskania przychodu.

Jadę, płacę, zbieram kwitki

Podróżując do innego miasta czy kraju, najczęściej korzysta się z różnych środków transportu. Zacznijmy od komunikacji zbiorowej.
Najczęściej do dyspozycji mamy podróż samolotem, pociągiem lub autobusem. O ile z uzyskaniem faktury od linii lotniczych
nie będzie problemu, o tyle trudniej może być w przypadku podróży pociągiem czy autobusem. Na szczęście ustawodawca dopuścił możliwość posiłkowania się biletami, traktując je na równi z fakturą. Możliwe jest również odliczenie podatku VAT od takich biletów, lecz pod pewnymi warunkami – m.in. trasa przejazdu musi mieć długość powyżej 50 km,
a na samym bilecie powinny widnieć dane sprzedawcy (w tym też nr NIP).

Przykład 3.

Wiceprezes zarządu w firmie XYZ pojechał pociągiem na szkolenie do Krakowa. Za bilety w obie strony zapłacił 160 zł, z czego VAT 8% wyniósł 11,85 zł. Przewoźnik nie wystawił faktury VAT, jednak na biletach PKP widniał NIP przewoźnika, a także długość trasy przejazdu – 250 km. W związku z tym firma XYZ będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 148,15 zł i odliczyć 11,85 zł VAT-u (przy założeniu, że firma jest VAT-owcem).

Zdarza się również, że przebywając w danym mieście, musimy przemieszczać się z jednego miejsca w drugie. Co do zasady, zwrot za takie wydatki jest dokonywany w formie ryczałtu, który stanowi 20% diety. Jednak w regulaminie bądź innym dokumencie wewnątrzzakładowym może zostać zawarty zapis o możliwości zwrotu za udokumentowane wydatki za przejazdy podczas delegacji. Wówczas rozliczenie odbędzie się na podstawie np. faktur i paragonów taxi lub biletów za przejazdy komunikacją miejską (nawet jeśli przekroczy się wspomnianą wcześniej kwotę ryczałtu).

Przykład 4.

Członek zarządu firmy XYZ pojechał na tygodniową delegację do Berlina. W trakcie pobytu w mieście przemieszczał się różnym środkami transportu (m.in. metro, taksówki, komunikacja miejska). W firmie obowiązuje zasada zwrotu wydatków za te przejazdy w postaci ryczałtu. W związku z tym członek zarządu nie ma obowiązku zbierania faktur i paragonów za przejazdy w danym mieście. Będzie natomiast przysługiwał mu zwrot w wysokości 68,60 EUR [49 EUR (kwota diety dla Niemiec) × 7 dób × 20%].

Przykład 5.

Prezes firmy XYZ pojechał na czterodniową delegację do Poznania. Podczas pobytu przemieszczał się głównie taksówkami. Łączny koszt tych przejazdów wyniósł 300 zł i został potwierdzony paragonami i rachunkami. Co do zasady, prezesowi powinien przysługiwać ryczałt w wysokości 24 zł (30 zł diety × 4 doby × 20%). Jednakże w firmie obowiązuje regulamin wewnętrzny, zgodnie z którym zwrot za przejazdy następuje na podstawie paragonów i rachunków. W związku z tym prezesowi będzie przysługiwał pełny zwrot – 300 zł. Kwota ta zostanie również w całości zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Autorka: Katarzyna Krauze*

*O Autorce:

Konsultantka księgowa w Profit Plus. Zaangażowana w rozwój organizacji Toastmasters. Posiada doświadczenie w pracy w działach finansowych dużych firm. Szczególnym przedmiotem jej zainteresowania są poszukiwania optymalnych rozwiązań podatkowych dla osób prowadzących firmy. Jej głównym zadaniem w Profit Plus jest rozwiązywanie problemów księgowych i podatkowych klientów Profit Plus.